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智能RFID手持檔案管理設(shè)備及系統(tǒng)

1 項(xiàng)目概況

1.1現(xiàn)階段檔案保管現(xiàn)況

近些年，國(guó)內(nèi)檔案資料工作獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案資料事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，總量也逐漸變多，檔案的類型日益多樣性，數(shù)據(jù)量迅速膨脹。但傳統(tǒng)式檔案保管方式與技術(shù)導(dǎo)致的難題日漸顯出：

（一）、檔案資料著錄流程繁瑣低效能、梳理時(shí)長(zhǎng)冗雜

傳統(tǒng)的方法下，檔案資料入場(chǎng)后先需進(jìn)行篩選、排列，并去訂裝，然后由人力編寫(xiě)檔案的相關(guān)信息，末尾手工制作抄錄檔案管理制度，并把文件目錄連著檔案資料一起裝封入檔案內(nèi)。這類操作模式耗費(fèi)大量工作和時(shí)間，造成比較多檔案資料入場(chǎng)卻被長(zhǎng)期性堆積、無(wú)法得到立即整理歸檔。除此之外，個(gè)人檔案著錄與檔案抄錄多見(jiàn)簡(jiǎn)易、可重復(fù)性工作，手工制作處理方法促使整個(gè)流程既復(fù)雜又低效能。

（二）、檔案寄存順序容易打亂

盡管檔案資料一般都?xì)w類儲(chǔ)放，但在檔案存取環(huán)節(jié)中，因?yàn)槭謩?dòng)操作的隨機(jī)性和一些在所難免不正確，檔案寄存的順序免不了打亂，導(dǎo)致檔案寄存混亂，搜索艱難。

（三）、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)

伴隨著檔案資料經(jīng)營(yíng)規(guī)模與類型愈來(lái)愈巨大，要搜索某一檔案資料時(shí)，先由管理人員尋找儲(chǔ)放該種類檔案的檔案柜，再根據(jù)檔案的著錄信息在檔案柜的每一格開(kāi)展搜索。一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按照規(guī)定存放在指定的部位，搜索下去好比大海撈針，必須將所有的檔案資料挑選一遍。

（四）、檔案的匯總實(shí)際操作不合理

因?yàn)闄n案資料數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝形式在檔案內(nèi)，所以在匯總檔案資料時(shí)一般只核對(duì)檔案的總數(shù)。但每一個(gè)檔案內(nèi)存放的檔案資料類型、總數(shù)均不同樣，這類匯總方法根本無(wú)法真真正正體現(xiàn)檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息內(nèi)容。如果想拆卸每一個(gè)檔案開(kāi)展匯總，那將是一項(xiàng)十分龐大工程項(xiàng)目。

（五）、對(duì)無(wú)效檔案的管理方法落后

有效期是檔案價(jià)值體現(xiàn)的關(guān)鍵標(biāo)示之一。因而，超出有效期的檔案資料是沒(méi)有任何價(jià)值的，必須習(xí)慣性消毀以減少對(duì)檔案資料庫(kù)存量資源的占有?？墒?，因?yàn)閭鹘y(tǒng)式管理機(jī)制下檔案資料匯總工作中的困難，管理者對(duì)檔案的存儲(chǔ)時(shí)長(zhǎng)信息內(nèi)容把握很有誤，促使無(wú)效檔案資料無(wú)法被及早發(fā)現(xiàn)與處理。因而，許多已經(jīng)過(guò)了保存期的舊檔案資料依然和有效檔案資料一起儲(chǔ)存在貨架上，產(chǎn)生很多多余檔案資料，給檔案工作產(chǎn)生附加負(fù)載和成本。

1.2計(jì)劃方案總體目標(biāo)

近年來(lái)各單位檔案信息化基本建設(shè)進(jìn)行得有條不紊，各單位的信息化規(guī)劃都取得了一定程度的發(fā)展。但大多完成手機(jī)軟件數(shù)字化管理，并沒(méi)有在實(shí)質(zhì)上提升檔案保管經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)對(duì)館藏品紙質(zhì)檔案掃描完成檔案的智能化，再通過(guò)手機(jī)軟件完成對(duì)智能化后檔案的查找運(yùn)用，條形碼技術(shù)事實(shí)上也并沒(méi)有在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和條形碼技術(shù)的迅猛發(fā)展，在現(xiàn)有的專業(yè)技術(shù)環(huán)境下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案資料實(shí)體的創(chuàng)新管理結(jié)合在一起，完成一種合理高效率，相對(duì)高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)創(chuàng)新模式成為了很有可能。做為新一代原材料追蹤與信息識(shí)別的RFID技術(shù)的迅速發(fā)展給檔案保管的自動(dòng)化技術(shù)、智能化系統(tǒng)增添了概率，具備多種方式無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

2 智能化信息管理軟件總體架構(gòu)

智能化信息管理軟件選用最先進(jìn)的RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)性，以RFIDrfid標(biāo)簽做為信息存儲(chǔ)媒體并粘帖在檔案上，在RFID處理芯片中存放該檔案資料的基本信息和申領(lǐng)償還紀(jì)錄，運(yùn)用手執(zhí)掃描設(shè)備等RFID讀取機(jī)器設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)智能管理系統(tǒng)相配合，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的閱覽、償還、搜索、匯總工作步驟的數(shù)字化管理。其核心程序模塊如下所示：

該方案中關(guān)鍵硬件配置由無(wú)線天線、閱讀軟件、手持終端和標(biāo)識(shí)及其網(wǎng)站服務(wù)器及手機(jī)客戶端。

2.1.標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定

檔案資料標(biāo)識(shí)上儲(chǔ)存的信息內(nèi)容項(xiàng)包含：檔案資料類型、檔案資料名字、檔案編號(hào)、檔案資料密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期、檔案資料內(nèi)容概述等。

貨位標(biāo)識(shí)上儲(chǔ)存的信息內(nèi)容項(xiàng)包含：貨位種類、貨位序號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)段及總數(shù)。

2.2.固定不動(dòng)閱讀軟件

在檔案庫(kù)房進(jìn)出口組裝閱讀軟件，機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需外置適配器，且有局域網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)遮蓋，以實(shí)現(xiàn)傳輸數(shù)據(jù)。將RFID標(biāo)簽閱讀軟件RJ45口與電腦網(wǎng)口相互連接，進(jìn)而可將RFID標(biāo)識(shí)閱讀軟件載入的信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或wifi網(wǎng)絡(luò)的形式傳回網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

2.3.便攜式閱讀軟件

根據(jù)手執(zhí)PDA開(kāi)展檔案的匯總、查看等通能。將掃描儀過(guò)的檔案資料有關(guān)信息以及對(duì)應(yīng)的貨位信息搜集后，并自動(dòng)回到所收集到的信息與核心數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的信息進(jìn)行核對(duì)。

3RFID關(guān)鍵技術(shù)于檔案室檔案保管的流程設(shè)計(jì)

3.1入場(chǎng)

3.2匯總

因?yàn)镽FID的應(yīng)用，匯總檔案資料變?yōu)橐豁?xiàng)簡(jiǎn)易快速地工作中：由檔案資料信息管理系統(tǒng)的查看分系統(tǒng)傳出匯總命令，RFID閱讀軟件馬上完成對(duì)檔案資料的相關(guān)信息及其對(duì)應(yīng)的貨位數(shù)據(jù)的搜集，并自動(dòng)回到所收集到的信息與核心數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的信息進(jìn)行核對(duì)。如針對(duì)不可以匹配的信息內(nèi)容，由管理者持便攜式閱讀軟件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查，修改系統(tǒng)信息或當(dāng)場(chǎng)信息內(nèi)容，進(jìn)而進(jìn)行檔案資料匯總。

3.3查看

檔案資料在開(kāi)展借出查看時(shí)，根據(jù)手執(zhí)RFID掃描設(shè)備開(kāi)展檔案的出入庫(kù)。

3.4安全工作

安全性管理系統(tǒng)可完成對(duì)檔案室現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)與出現(xiàn)異常報(bào)警作用，以防止檔案資料被毀、失竊等。

3.5銷毀管理方法

每一份檔案資料入場(chǎng)時(shí)應(yīng)先精準(zhǔn)測(cè)量其凈重、頁(yè)數(shù)等物理特征,并存進(jìn)RFID數(shù)據(jù)智能管理系統(tǒng),由監(jiān)控模塊對(duì)這種數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管。在檔案資料被查看后送還時(shí)，管理人員對(duì)該檔案的物理特征再次進(jìn)行檢驗(yàn)，及與檔案資料借出去以前的數(shù)據(jù)核對(duì)，進(jìn)而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒(méi)有被撕爛、缺少等。

3.6防盜系統(tǒng)管理方法

全部館藏品檔案資料均處在閱讀軟件的載入范疇中。當(dāng)檔案資料被拿出時(shí)，由出入庫(kù)口的RFID閱讀軟件捕獲檔案信息，及與出入庫(kù)命令信息內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，倘若檔案資料是沒(méi)經(jīng)檔案資料信息管理系統(tǒng)傳出出入庫(kù)命令而出現(xiàn)異常離去貨位，監(jiān)控模塊會(huì)激發(fā)報(bào)警控制模塊傳出異常現(xiàn)象報(bào)警。

3.7消毀

檔案的使用價(jià)值具備時(shí)間效應(yīng)，針對(duì)喪失歸檔價(jià)值的檔案資料要進(jìn)行消毀解決，以減輕對(duì)檔案保管資源的占有。當(dāng)檔案資料在入場(chǎng)時(shí)，將保管期限載入RFID標(biāo)識(shí)并儲(chǔ)存于核心數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中。在存放環(huán)節(jié)中，若有檔案資料做到保管期限時(shí)，消毀管理系統(tǒng)將自動(dòng)跳出來(lái)檔案資料無(wú)效提醒，由管理人員作出消毀或再次存放解決。與此同時(shí)，管理者還可以通過(guò)檔案銷毀管理系統(tǒng)傳出無(wú)線網(wǎng)絡(luò)命令，由各檔案夾里的RFID標(biāo)識(shí)意見(jiàn)反饋回保管期限信息內(nèi)容，完成對(duì)檔案的有效期限管理方法。

4硬件配置

信息管理軟件配套設(shè)施RFID機(jī)器設(shè)備主要包括：手執(zhí)RFID掃描設(shè)備、入口式RFID掃描設(shè)備、紙版rfid標(biāo)簽等。

4.1手執(zhí)RFID掃描設(shè)備

手執(zhí)RFID掃描設(shè)備：用于檔案的匯總。檔案資料匯總是系統(tǒng)中尤為重要的一步，用戶可依據(jù)匯總的結(jié)果來(lái)確認(rèn)財(cái)產(chǎn)情況有沒(méi)有問(wèn)題。

4.2安全通道式RFID手持讀寫(xiě)器掃描設(shè)備

主要應(yīng)用于檔案資料進(jìn)出時(shí)，可大批量載入信息內(nèi)容并自動(dòng)提交系統(tǒng)軟件。

移動(dòng)式寫(xiě)卡器

產(chǎn)品規(guī)格：JKR901

應(yīng)當(dāng)場(chǎng)所：大批載入rfid標(biāo)簽信息內(nèi)容，在庫(kù)房、保險(xiǎn)庫(kù)大門(mén)口應(yīng)用

基本參數(shù)：

RF導(dǎo)出：5dBm到30dBm

標(biāo)識(shí)識(shí)別率：≥190tags/s

識(shí)別間距：≥10米

無(wú)線天線聯(lián)接：4個(gè)TNC反方向插口

串行通訊接口：10/100Base-T千兆以太網(wǎng)，RS232、GPIO光電隔離4路鍵入4路導(dǎo)出

防水等級(jí)：IP54(機(jī)器設(shè)備徹底避免外在因素入侵，雖不能完全避免塵土入侵，但入侵的塵土的量并不能危害正常操作。避免濺出水入侵，避免各方位濺出而來(lái)的水進(jìn)到導(dǎo)致毀壞)

UHF8db圓極化無(wú)線天線

產(chǎn)品規(guī)格：JKA80

應(yīng)當(dāng)場(chǎng)所：大批載入rfid標(biāo)簽信息內(nèi)容，在庫(kù)房、保險(xiǎn)庫(kù)大門(mén)口應(yīng)用

基本參數(shù)：

頻率范圍：902-928MHz

增   益：8dBi

輸入電阻：50Ω

至大功率：100W

波瓣總寬：E-Plane65°H-Plane65°

回?fù)p：≤1.35

電極化方法：圓極化

抗沖擊抗壓強(qiáng)度：216Km/h

接   頭：N-female

操作溫度：-30C°～60C°

防水等級(jí)：IP54(機(jī)器設(shè)備徹底避免外在因素入侵，雖不能完全避免塵土入侵，但入侵的塵土的量并不能危害正常操作。避免濺出水入侵，避免各方位濺出而來(lái)的水進(jìn)到導(dǎo)致毀壞)

安全通道式掃描軟件固定件

應(yīng)當(dāng)場(chǎng)所：裝飾移動(dòng)式寫(xiě)卡器、有效管理發(fā)送地區(qū)、防潮防碰撞等

基本參數(shù)：

RF導(dǎo)出：5dBm到30dBm可調(diào)式

標(biāo)識(shí)識(shí)別率：超過(guò)190標(biāo)識(shí)/秒

標(biāo)識(shí)識(shí)別間距：超過(guò)10米

無(wú)線天線射頻連接器：4個(gè)TNC反方向插口

串行通訊接口：10/100Base-T千兆以太網(wǎng)，802.11b/gWirelessLAN（選裝），RS232串口通信

GPIO光電隔離4路鍵入，4路導(dǎo)出

操作溫度：-20℃到+60℃

儲(chǔ)存環(huán)境溫度：-40℃到+80℃

空氣濕度：0-90%非冷疑

防水等級(jí)：IP54(機(jī)器設(shè)備徹底避免外在因素入侵，雖不能完全避免塵土入侵，但入侵的塵土的量并不能危害正常操作。避免濺出水入侵，避免各方位濺出而來(lái)的水進(jìn)到導(dǎo)致毀壞)

4.3RFID圖書(shū)檔案標(biāo)識(shí)

對(duì)于圖書(shū)檔案專業(yè)定制的RFIDrfid標(biāo)簽，相互配合技術(shù)專業(yè)掃描軟件可有效管理精準(zhǔn)掃描儀，避免誤掃描儀。RFID條形標(biāo)識(shí)，選用獨(dú)特制作工藝制作而成，即擁有良好的防盜系統(tǒng)特性，與此同時(shí)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息讀寫(xiě)能力作用，以廣泛用于檔案保管領(lǐng)域。標(biāo)識(shí)選用兩邊延長(zhǎng)設(shè)計(jì)方案，標(biāo)識(shí)總長(zhǎng)>35cm，以確保良好的載入實(shí)際效果，標(biāo)識(shí)選用隱敝紙?jiān)O(shè)計(jì)方案，看不到外露的處理芯片，確保標(biāo)簽的安全性的同時(shí)也具有美觀大方。標(biāo)識(shí)安裝于檔案上，識(shí)別距離較遠(yuǎn)，相互配合智能化RFID專用型寫(xiě)卡器，識(shí)別間距還可以在0-6米，主要是用于檔案保管所采用的標(biāo)識(shí)優(yōu)選。

RFID圖書(shū)檔案標(biāo)識(shí)

基本參數(shù)：

讀寫(xiě)能力間距：0-6米

較大讀寫(xiě)能力頻次：100,000次

數(shù)據(jù)保存時(shí)長(zhǎng)：10年

標(biāo)識(shí)載入敏感度：≥-18.0dbm

EPC儲(chǔ)存空間96bit

客戶儲(chǔ)存空間512bit

操作溫度：-20～+70℃